臨時休業のお知らせ Wordテンプレート無料ダウンロード｜そのまま使える2種類
急な設備点検や諸事情による休業が決まったとき、「とにかく早くお知らせを作りたい」という状況はよくあるものです。このページでは、店舗・クリニック・オフィスなどさまざまな業種でそのまま使えるWordテンプレートを2種類、無料でご用意しました。文面はすでに整っているので、日付と店舗名を書き換えれば完成です。
テンプレートの種類と特徴
「臨時休業のお知らせ」には、休業の理由や対象読者によって適したスタイルがあります。ここでは用途の異なる2種類をご用意しました。どちらもA4縦サイズで、そのまま印刷して店頭に掲示したり、メールに添付して取引先に送ったりすることができます。
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テンプレート1：設備点検・保守作業による休業
「店舗設備の定期点検および保守作業のため」という具体的な理由を明記したタイプです。「謹啓〜謹白」の形式で書かれており、格式を重視したい場面や、得意先・顧客への説明責任が求められる業種に向いています。左罫線のある本文ブロックで視認性を高めた構成になっています。
お知らせ
臨時休業のお知らせ
謹啓 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、このたび弊店では、お客様により安全・快適にご利用いただける環境を整えるため、店舗設備の定期点検および保守作業を実施することとなりました。それに伴い、誠に勝手ながら下記の日程にて臨時休業させていただきますことを謹んでお知らせ申し上げます。
お客様には多大なるご迷惑とご不便をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。何卒、ご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。
なお、点検終了後は通常どおり営業を再開いたします。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、スタッフ一同心よりお待ち申し上げております。
謹白
記
臨時休業日 令和○年 ○月○日（○）・○日（○）の○日間
※ ○月○日（○）より通常営業を再開いたします
（午前○時開店）
休業理由 店舗設備の定期点検および保守作業のため
その他 ○○店および○○店は、通常どおり営業しております。
ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。
以上
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
スタッフ一同、皆様のご来店を心よりお待ちしております。
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テンプレート2：都合による休業（理由を明かさない）
「都合により」とだけ記載し、詳しい理由を伏せたタイプです。「拝啓〜敬具」の形式でやや簡潔にまとめており、スタッフの急病や社内事情など、具体的な説明が難しいケースで役立ちます。記書き部分は「休業日／営業再開日／休業理由／その他」の4項目で、情報を整理しやすくなっています。
お客様へ大切なお知らせ
臨時休業のお知らせ
謹啓 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、都合により下記の日程にて臨時休業させていただくこととなりました。お客様には多大なるご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。何卒ご理解とご了承を賜りますよう、謹んでお願い申し上げます。
敬具
記
休業日 令和○年 ○月○日（○）・○日（○）
計 ○ 日間
営業再開日 ○月○日（○）より通常営業を再開いたします
午前○時 開店
休業理由 都合により
その他 ○○店および○○店は通常どおり営業しております
ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません
以上
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。
スタッフ一同、皆様のご来店を心よりお待ちしております。
臨時休業のお知らせを書くときのポイント
どんなに丁寧な文面でも、伝えるべき情報が抜けていたり、読みにくい構成になっていたりすると、お客様に余計な不安や手間をかけてしまいます。以下の点を意識して作成してみてください。
- 最初に「いつ」「何日間」を明確に書く
記書きの冒頭に休業日をはっきり記載しましょう。「○月○日から○日間」という書き方が最も伝わりやすく、読み間違いも防げます。 - 営業再開日も必ずセットで書く
「いつから再び来店できるか」は、お客様が最も知りたい情報のひとつです。休業日と同じ目立ち度で記載することを心がけてください。 - 他店舗の営業状況を添える
系列店やオンラインショップが営業している場合は、その旨を必ず記載します。代替手段を案内するだけで、顧客の不満を大きく軽減できます。 - 謝罪の言葉は短く、でも誠実に
「深くお詫び申し上げます」などの一文で十分です。謝罪を何度も繰り返すと文章が重くなり、かえって読みにくくなります。 - 可能な範囲で理由を添える
「設備点検のため」「改装工事のため」など理由を記載すると、お客様の理解が得やすくなります。ただし、やむを得ない事情がある場合は「都合により」でも問題ありません。 - 問い合わせ先を明記しておく
電話番号やメールアドレスをフッター部分に添えておくと親切です。特にクリニックや予約制のサービスでは、連絡先の記載が必須と考えてください。
文面をカスタマイズするとすれば
今回のテンプレートはそのまま使えますが、業種やシーンによって少し手を加えるだけで、より自店らしいお知らせになります。以下はよくあるカスタマイズの例です。
| 変更したい箇所 | カスタマイズ例 | こんな業種・場面に |
|---|---|---|
| 休業理由 | 「改装工事のため」「棚卸し作業のため」「社内研修のため」など | 小売店・飲食店・オフィス |
| 冒頭の挨拶文 | 「平素より大変お世話になっております」（取引先向け） 「いつもご来店ありがとうございます」（一般顧客向けのやわらかい表現） | BtoB企業・カジュアルな店舗 |
| 結びの一文 | 「再開後は新たなサービスもご用意しております」 「引き続きどうぞよろしくお願いいたします」 | リニューアルオープン・改装後の再開 |
| 問い合わせ先の追記 | 「お急ぎの場合は TEL 000-0000-0000 までご連絡ください」 | クリニック・予約制サービス・士業事務所 |
| 頭語・結語のスタイル | 「前略〜草々」（簡略・急ぎの場合） 頭語・結語なし（掲示物・SNS投稿向け） | SNS告知・Webサイト掲載用のテキスト |
| フォントと書体 | 明朝体（格式重視）→ ゴシック体（読みやすさ重視）に変更 | 美容室・カフェ・フリーランス |
臨時休業のお知らせとは
どんな場面で使うのか
臨時休業のお知らせは、通常の定休日以外に突発的・計画的な休業が発生したとき、お客様や取引先に事前に伝えるための文書です。設備の点検や修理、スタッフ研修、棚卸し、改装工事、法定検査など、理由はさまざまですが、いずれの場合も「できるだけ早く・正確に・丁寧に」伝えることが大切です。
特に常連のお客様や予約を入れているお客様がいる場合は、来店前に気づいてもらえるよう、店頭掲示・WebサイトやSNS・メールマガジン・LINEなど複数の手段で告知することをおすすめします。
紙のお知らせ文書が今でも必要な理由
SNSやWebサイトでの告知が主流になった現在でも、店頭に貼り出す紙のお知らせ文書は欠かせません。スマートフォンを持っていないお客様や、インターネットで情報を確認しない世代にとっては、店頭の張り紙が唯一の情報源になることがあるからです。また、印刷物は改ざんや誤情報のリスクが低く、信頼性の面でも一定の効果があります。
加えて、取引先や官公庁向けに郵送・FAXで送付するケースでは、Wordで作成した文書ファイルがそのまま使えるため、汎用性の高いフォーマットを持っておくと何かと便利です。
テンプレートを選ぶ基準
今回ご用意した2種類のテンプレートは、「理由を明記するかどうか」という点で大きく異なります。設備点検のように理由を公開しても問題ない場合はテンプレート1、スタッフの急病や社内の事情など詳細を伏せたい場合はテンプレート2が適しています。
どちらを選んでも、基本的な構成（挨拶・本文・記書き・結び）は共通しているため、必要に応じて2つを組み合わせたり、それぞれの文章をミックスして使うことも可能です。まずはダウンロードして、Wordで開いてみてください。
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