支払い通知状テンプレート無料Word｜振込完了の文例とメール例
振込完了の支払い通知状テンプレート：Word無料・メール例文
取引先から届いた請求書に対して代金を振り込んだ際は、支払いが完了したことを通知しておくと、相手側も入金確認をスムーズに進められます。
このページでは、支払い・振込の完了を取引先へ知らせる「支払い通知状」のWordテンプレートを無料でダウンロードできます。
掲載しているのは、書面で正式に通知する「保守契約料お支払いのご通知」と、メールで振込完了を知らせる「Webサイト制作費のお支払い完了のご連絡」の2種類です。
支払金額や振込日、請求内容などを書き換えて利用できるため、商品代金、制作費、保守料、業務委託費など、さまざまな取引の支払い連絡に活用できます。
会員登録は不要です。Word形式なので、会社名や金額などを編集して無料でご利用いただけます。
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支払い通知状テンプレートのポイント
支払い通知状に記載しておきたい項目
支払い通知状は長い文章にする必要はありません。
相手が「どの請求について、いつ、いくら支払われたのか」を確認できることが重要です。
基本的には次の内容を記載します。
- 通知日
- 相手方の会社名・担当者名
- 自社の会社名・担当者名
- 請求書の日付
- 請求書番号
- 支払い対象となった商品・サービス
- 支払金額
- 振込日
- 振込名義
- 入金確認のお願い
- 必要に応じて領収書発行のお願い
すべてを必ず記載する必要はありません。取引内容や相手との関係に合わせて必要な項目を選びます。
支払金額は税込・税抜を明確にする
金額を記載する場合は、「528,000円」だけではなく、「528,000円（税込）」のように表記すると、相手が請求書と照合しやすくなります。
振込手数料の取り扱いなどによって請求金額と実際の振込金額が異なる場合は、必要に応じてその内容についても記載します。
金額に関する情報は支払い通知の中心となる部分なので、送付前に請求書や振込記録と照合しておくことが大切です。
振込日と振込名義を記載すると確認しやすい
メールで支払い完了を連絡する場合は、振込日とともに「振込名義」を記載しておくと便利です。
会社の正式名称と銀行口座に表示される振込名義が異なることもあります。
たとえば、
「株式会社○○」→「カ）○○」
のように表示される場合があります。
相手側が入金明細を確認するときに振込名義が分かっていれば、該当する入金を見つけやすくなります。
「振込予定」ではなく「支払い完了」を明確にする
支払い通知状を作成するときには、支払い前の連絡なのか、すでに振込が完了しているのかが曖昧にならないようにします。
支払いが完了している場合は、
「本日、ご指定の口座へ振り込みました」
「本日、振込手続きを完了いたしました」
「下記のとおりお支払いが完了しました」
などの表現が使えます。
一方、これから支払う場合は「○月○日に振込予定です」など、予定であることが分かる文章にします。
支払い通知状と支払通知書の違い
「支払い通知状」と「支払通知書」は似た名称ですが、実務では文書の目的によって使い方が異なることがあります。
今回掲載しているテンプレートは、請求を受けた側が「代金を振り込みました」と取引先へ知らせる文例です。
一方、「支払通知書」という名称は、企業によっては「これから支払う金額や支払予定日を相手へ通知する書類」や「取引内容と支払額の明細を知らせる書類」として使用されることがあります。
名称だけで判断せず、自社でどのような目的の書類として使用するのかを確認しておくとよいでしょう。
支払い通知状は書面とメールのどちらがよい？
どちらでなければならないというものではなく、取引内容や相手との関係によって使い分けます。
正式な通知として文書を残したい場合や、社内規程で書面による通知が必要な場合は、テンプレート1のような通知状が適しています。
日常的な取引で、振込完了を迅速に知らせることが目的であれば、テンプレート2のようなメール形式が便利です。
また、Wordで作成した通知状をPDFに変換し、メールへ添付する方法もあります。
支払い通知状を送るタイミング
支払い完了を知らせる通知であれば、銀行で振込手続きを行ったあとに送るのが基本です。
ただし、振込を行った時間帯や金融機関によっては、相手口座への入金反映が後になる場合があります。
そのため、メールでは「入金済みです」と断定するより、
「本日、振込手続きを行いました」
「ご指定の口座へ振り込みました」
といった表現にすると使いやすくなります。
領収書が必要な場合の書き方
支払い後に領収書が必要な場合は、通知状の中で発行をお願いできます。
書面なら、
「ご入金確認後、領収書をご送付いただけますと幸いに存じます。」
メールなら、
「領収書をご発行いただける場合は、PDF形式で本メール宛にお送りいただけますと幸いです。」
などの表現が使えます。
ただし、領収書の発行方法は取引先によって異なるため、自社の経理処理上必要な形式がある場合は、事前に確認しておくとスムーズです。
テンプレート1｜保守契約料お支払いのご通知
テンプレート1は、年間保守契約料を銀行振込で支払ったことを取引先へ通知する、正式なビジネス文書形式の支払い通知状です。
請求日、支払い対象となる契約、金額、支払済みであることを文章の中で明確にしています。
さらに、今回の例では「2026年10月1日から2027年9月30日まで」のように、支払い対象となる契約期間も記載しています。
年間契約や保守サービスなどでは、「何の料金を支払ったのか」だけでなく「どの期間を対象とした料金なのか」を記載しておくことで、双方の経理処理や契約管理がしやすくなります。
また、入金確認とともに領収書の送付を依頼する内容も含めています。
保守契約料お支払いのご通知
拝啓 初秋の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご支援を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、8月25日付にてご請求いただきました「物流管理システム年間保守契約料」につきまして、本日、請求金額 528,000円（税込） を、貴社ご指定の口座へ振り込みましたので、ご通知申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、ご入金をご確認くださいますようお願い申し上げます。
なお、今回のお支払いは、2026年10月1日から2027年9月30日までの年間保守契約にかかる費用となります。振込内容等にご不明な点がございましたら、弊社経理担当までご連絡ください。
また、弊社の経理処理上必要となりますので、恐れ入りますが、ご入金確認後に領収書を発行のうえ、ご送付いただけますと幸いに存じます。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
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テンプレート2｜Webサイト制作費のお支払い完了メール
テンプレート2は、Webサイトのリニューアル制作費を振り込んだことを、メールで取引先へ連絡する形式です。
テンプレート1とは異なり、挨拶状としての形式よりも「相手が振込内容をすぐ確認できること」を重視しています。
本文中に、
「請求書発行日」
「支払内容」
「支払金額」
「振込日」
「振込名義」
をまとめているため、受信した担当者が経理担当者へ確認を依頼する場合にも内容を伝えやすくなっています。
支払い完了を知らせるメールでは、単に「振り込みました」と書くだけではなく、どの請求に対する支払いなのか分かる情報を添えておくことが大切です。
件名：Webサイト制作費のお支払い完了のご連絡
株式会社○○
○部 ○課 ○○ ○○ 様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
先日ご請求いただきましたWebサイトリニューアル制作費につきまして、本日、下記のとおりご指定の銀行口座へ振り込みましたので、ご連絡いたします。
【お支払い内容】
請求書発行日：2026年8月28日
内容：コーポレートサイトリニューアル制作費
お支払い金額：638,000円（税込）
振込日：2026年9月6日
振込名義：カ）○○
お手数をおかけいたしますが、ご入金をご確認いただけますと幸いです。
なお、振込内容や金額などに相違がございましたら、お手数ですが本メールへの返信にてお知らせください。
また、弊社での経理処理に必要となりますので、領収書をご発行いただける場合は、PDF形式で本メール宛にお送りいただけますと幸いです。
このたびはWebサイトの制作にご対応いただき、ありがとうございました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
署名
無料ダウンロードについて
掲載しているテンプレートは、無料でダウンロードしてご利用いただけます。
- 会員登録不要
- Word（.docx）形式
- 自由に編集可能
- 印刷してすぐ使用可能
- マクロ（VBA）なし
- 個人・法人どちらも利用可能
- 商用利用可能（利用規約の範囲内）
会社名、取引先名、請求内容、支払金額、振込日、振込先などを変更することで、自社の取引内容に合わせた支払い通知状として利用できます。
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