返品の断り状テンプレート（Word）｜法人・個人対応の文例4種類【無料ダウンロード】

返品の断り状のWordテンプレートを無料・未登録でダウンロードできます。

取引相手やお客様からの返品要請をビジネスマナーに沿って丁寧にお断りする文書「返品の断り状」を掲載しています。
テンプレートは、法人向け・個人向け・ネットショップ対応など、4種類の文例付きで、シーンに合わせて調整可能です。
断りの理由を明確にしながらも、相手への感謝や配慮を忘れない表現の文例になっています、信頼関係維持とトラブル防止のために、ぜひご利用ください。

返品断り状のポイントは下記になります。

冒頭の挨拶と感謝：まずは相手への感謝を伝え、丁寧な印象を与えます。
返品要請の内容を確認・共感：相手の立場を理解する姿勢を見せることで、断りの印象をやわらげます。
断りの理由を明確に・客観的に説明：感情的にならず、規約・契約・衛生管理・製造上の性質など客観的な理由を述べます。
代替案・サポート案内を添える：完全に突き放すのではなく、サポートや今後の対応策を示すと印象が良くなります。
今後の関係を大切にする締め言葉：相手への配慮を忘れず、「今後ともご愛顧を」や「引き続きご指導を」などの言葉で結びます。

テンプレートは下の4種類の書式です。

テンプレート1：法人向け・契約規定に基づく返品不可通知
契約内容を理由に返品をお断りする正式な文面です。
取引先企業への返信やフォーマルなビジネス書簡として適しています。
「契約上の条項」や「品質保持」を理由にすることで、感情的にならず正当な対応が可能です。
テンプレート2：受注生産品のため返品不可
受注製品やオーダーメイド商品など、再販が難しい場合に使用します。
「お客様ごとの仕様」「数量に応じた生産」などを明記することで、返品不可の理由が明確になります。
アフターサポート案内を添えることで誠実さを伝えられます。
テンプレート3：ネットショップ対応・衛生商品の返品不可メール
ECサイト運営者・オンラインショップ担当者におすすめのメール文面です。
「衛生管理上の理由」や「特定商取引法に基づく表記」に触れることで、規約に沿った正しい対応が可能です。
お客様対応の印象を損なわず、丁寧かつ法的に適切な表現にしています。
テンプレート4：個人宛て・使用済み商品の返品不可案内
一般消費者からの返品希望に対して、やわらかい口調でお断りするテンプレートです。
「衛生管理」「再販不可」「保証制度案内」などを含め、誠実に説明する構成です。
家電・化粧品・雑貨など、個人対応に幅広く活用できます。