注文の断り文例とWordテンプレートの無料ダウンロード｜理由別（欠品・品質・納期）
注文の断り文例のWordテンプレートを無料・未登録でダウンロードできます。
取引先や顧客からのご注文に対して、やむを得ず受注を断る場合の「注文の断り文例」を4種類掲載しています。
理由を明確かつ丁寧に伝え、今後の信頼関係を損なわない文例なので、基本情報の変更だけですぐに使用できます。
テンプレートは、原材料不足・品質保証困難・需要急増や採算難といった多様な事由に対応できる、受注断り通知で文書とメール形式になっています。
理由説明だけでなく、代替案や再発注への対応方針の提案も盛り込んでいます、ぜひご利用ください。
テンプレートは下の4種類の書式です。
- テンプレート1：原材料不足による受注見合わせ（文書形式）
原材料不足の具体事情に言及し、納期遵守が困難なため注文見合わせとなった経緯を説明しています。
原材料供給回復後の速やかな案内を約束しています。
継続取引への配慮を込めて謝罪と再案内の意思を表明しています。
メーカーや卸売業での生産型商品受注断り時にご利用ください。 - テンプレート2：品質保証困難による注文断り（メール形式）
質問→確認経緯まで記載し、「品質管理最優先」による断念である点を明示しています。
今後の品質体制整備と改めての連絡を示して信頼を維持しています。
メールで即時性ある返答が可能です。
工業製品・食品等、品質管理が厳しい分野や、納期より品質優先の姿勢が重要なケースでご利用ください。 - テンプレート3：需要急増・生産遅延 受注見合わせ＆代替策（文書形式）
需要増と原材料遅延による欠品、さらに代替商品の提案や分納、仕様簡易化など複数の解決案を提案しています。
再発防止策や在庫管理高度化への言及で信頼感をアップしています。
生産型商品での受注見合わせと、柔軟な代案提示時にご利用ください。 - テンプレート4：採算難・価格見直し要請の受注見合わせ（メール形式）
採算性悪化の理由（原価上昇やロット割高など）をリストで明記しています。
単価改定や仕様見直しなど「受注維持に向けた交渉提案」付きです。
期限付きでの見積再提示・打合せ設定の依頼があります。
取引条件変更を伴うBtoB取引の価格調整交渉や、継続的な関係構築をしたい場合にご利用ください。
販売ルートや時期的な理由に変更するなど、カスタマイズが簡単にできます。
作成はセキュリティソフトの動作環境下で行っています。
関連のテンプレート「注文請書：Excelで作成した2書式」を掲載していますので、そちらもご利用ください。
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原材料不足による注文の断り文書
ご注文に関するご連絡
拝復 貴店ますますご繁栄のことと心よりお慶び申し上げます。
また、日頃より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月○日付でご注文いただきました「△△」につきまして、誠に恐縮ではございますが、ご要望に沿うことができなくなった事情についてご説明申し上げます。
現在、原材料の入手が極めて困難な状況となっており、当該商品の生産が大幅に遅延しております。複数の仕入先に対しても手配を進めてまいりましたが、依然として安定した供給が見込めず、目下のところ生産再開の目途が立っておりません。
このため、ご指定いただきました納期までに商品をご用意できる見込みがなく、やむを得ずご注文をお受けしかねる次第です。
貴店には何かとご不便、ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。ご指定条件では納期が厳守となっており、ご期待に添うご納品が困難である状況をどうかご賢察くださいますようお願い申し上げます。
今後、原材料の供給状況が回復し次第、速やかにご案内申し上げますので、何とぞ変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、ご注文に関するご返答とお詫びまで申し上げます。
敬具
Wordテンプレート1の無料ダウンロード
品質保証困難による注文の断りメール
件名：○月○日ご注文分△△商品のご注文について（ご連絡とお詫び）
宛名
いつも大変お世話になっております。
このたびは△△商品のご注文をいただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました○月○日付の「△△」につきまして、心より感謝申し上げます。
しかしながら、誠に申し上げにくいことではございますが、現在どうしてもご希望の商品に対して必要な品質を保証できない状況が判明いたしました。
当該商品の原材料や生産工程について複数回確認を行いましたが、現時点で仕様通りの品質基準を全て満たすことが難しく、ご指定いただきました納期までに十分な品質保証を行った状態でご納品することができません。
弊社としましては、品質管理を最優先とする観点から、不本意ながらご注文をお受けできない結論に至りましたこと、深くお詫び申し上げます。
貴社にはご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。今後、安定的に品質保証が可能な体制が整い次第、改めてご案内させていただきますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、メールにてご注文へのご返答とお詫びを申し上げます。
署名
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需要急増・生産遅延 受注見合わせ＆代替策の注文断り文書
ご注文に関するご連絡
拝復 貴店ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月○日付にてご下命賜りました下記ご注文の件につきまして、社内各部と連携のうえ調達・生産・出荷体制の再確認および前倒し手配に努めてまいりました。しかしながら、当該製品「△△」において、直近の需要急増と主要原材料の入荷遅延が重なり、現在一時的な欠品状態が発生しております。加えて、製造ラインの増産措置にも限界があり、ご指定納期（○月○日）までに万全の品質でお納めすることが極めて困難との見通しに至りました。
貴店におかれましては「納期厳守」をご要件として賜っているところ、当社の事情によりそのご期待に沿えない結果となりますこと、まずもって心よりお詫び申し上げます。誠に不本意ではございますが、品質と信頼を最優先に考慮し、やむを得ず本件のご注文は一旦お受けできない（受注見合わせ）判断といたしました。何卒ご海容賜りますようお願い申し上げます。
なお、今回の事態を受け、当社では以下の代替・緩和策をご用意しております。もしご検討の余地がございましたら、担当までお申し付けください。迅速にお見積り・日程提示をいたします。
1.代替品・後継機種のご提案：仕様互換または近似性能の製品をご提示（納期目安：○月○日以降）
2.分納対応：初回○月○日に○○個、残数は○月○日出荷の二段階でのお手配
3.仕様・カラー・包装変更によるリードタイム短縮：一部仕様の変更で早期出荷が可能な場合がございます
4.納期延長での継続受注：ご許可を頂戴できる場合、ご指定の新納期に合わせ最優先で確保
5.入荷次第の即納体制：入荷情報をリアルタイムで共有し、即日出荷手配をお約束
あわせて、今回の反省を踏まえ、需給予測の見直し・在庫アラートの閾値調整・調達先の複線化等、再発防止策を速やかに実装いたします。事前の情報提供の精度向上にも全社を挙げて取り組んでまいります。
本件ご注文につきましては、まずはキャンセルとして暫定処理いたします（特注・別注が含まれる場合は個別にご相談申し上げます）。上記代替策への移行や再発注のご意向がございましたら、恐れ入りますが担当までご一報ください。貴店のご負担を最小化できる選択肢をご一緒に検討させていただきます。
度重なるお願いとなり恐縮ではございますが、今回の不手際につきまして改めて深くお詫び申し上げるとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜れますよう切にお願い申し上げます。まずは取り急ぎ、ご事情のご説明と受注見合わせのお願いまで申し上げます。
敬具
Wordテンプレート3の無料ダウンロード
採算難・価格見直し要請の注文断りメール
件名：【受注見合わせのお願い】発注番号：＿
宛名
いつも大変お世話になっております。
株式会社＿ 営業第＿課の＿でございます。
このたびは、○月○日付にてご発注（発注番号：＿）を賜り、誠にありがとうございます。
下記ご注文内容につき、社内関係部署と精査のうえ受注可否を検討いたしましたが、現行ご提示条件では当社の採算ラインを大きく下回る見込みとなり、誠に心苦しい限りではございますが、現条件での受注を見合わせたく、まずは取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。
■ 採算が合わない主な理由
・原材料・副資材費の高止まりおよび為替・エネルギー／物流コスト上昇により、標準原価が直近四半期比で＋＿％上振れ。
・ご指定仕様追加に伴い、段取り替え・検査工数が増加し、歩留まりリスクも含め加工原価が基準比＋＿％。
・小ロット・短納期前提のため生産ロス吸収が困難で、固定費按分が割高
上記を総合しますと、現条件（単価＿円／数量＿）では、品質保証と安定供給を確保したうえでの継続的なお取引が難しいとの判断に至りました。まずは弊社都合のお願いとなりますこと、深くお詫び申し上げます。
■ 受注に向けた代替ご提案
１．単価改定案：＿円 → ＿円（概算：材料△円＋加工△円＋物流△円＋共通費△円）。
２．ロット最適化：最小発注数量 ＿個以上、または年間コミット＿個にて標準原価を圧縮。
３．仕様見直し：包装簡素化／検査項目統合／色数削減 等で△～△％のコスト低減見込み。
４．納期調整：リードタイム ＿営業日で段取り集約 → 加工費△円改善。
５．価格スライド条項：主要原材料指数連動の契約により安定供給と価格透明性を担保。
※上記は概算試算であり、詳細は改めてお見積書にて提示いたします。
※特注・別注仕様が含まれる場合は、個別に最適案を詰めさせてください。
【お願い】
差し支えなければ、＿月＿日（＿）までにご希望の方向性をお聞かせいただけますと、最短での再見積と生産計画の引き直しが可能です。オンライン・お打合せの機会も喜んで設定いたします。
このたびは、せっかくのご下命に現条件のままお応えできず、誠に申し訳ございません。貴社のご負担を最小化しつつ、両社にとって採算の合う持続的なお取引となるよう、全力で調整にあたります。何卒ご海容ならびにご検討のほど、お願い申し上げます。
署名
Wordテンプレート4の無料ダウンロード
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